Persiapan
Lulus CPNS

Cara Mengkoordinasi

Mengkoordinasi–mencapai kesatuan usaha itu bukanlah suatu fungsi terpisah dari seorang menejer. Konsep mengkoordinasi tidak menggambarkan satu rangkaian operasional tertentu saja, melainkan semua operasional yang mengarah pada suatu hasil tertentu.

Koordinasi itu dibutuhkan karena aksi-aksi perlu diselaraskan. Sebagian aktivitas harus di ikuti satu sama lain secara berurutan. Sedangkan yang lain harus dilakukan pada saat yang bersamaan dan di dalam arah yang sama agar bisa di selesaikan secara bersamaan.

Pendekatan-pendekatan untuk Mengkoordinasi

Yang jelas, anda bisa mencapai koordinasi yang baik jika bisa membuat orang-orang mampu bekerja sama dengan baik. Ini berarti menggabung kan aktivitas-aktivitas mereka, berkomunikasi dengan baik, melatih kepemimpinan dan pembangunan team.

Tapi anda juga seharusnya memberikan perhatian pada teknik-teknik spesifik yang di diskusikan dibawah ini.

Perencanaan

Koordinasi seharusnya mengambil tempat sebelum event, bukan setelahnya. Perencanaan itu adalah langkah pertama. Ini berarti memutuskan apa yang seharusnya di lakukan dan kapan. Ini adalah sebuah proses membagi total tugas ke dalam sejumlah subtugas yang berhubungan atau berurutan. Kemudian anda mengerjakan prioritas dan skala waktu.

Mengorganisir

Anda tahu apa yang seharusnya di lakukan. Kemudian anda memutuskan siapa yang melakukannya. Saat membagi tugas di antara orang-orang, anda seharusnya menghindari memisahkan tugas-tugas yang berhubungan dan yang tidak bisa di pisahkan dengan rapi antara satu dengan yang lain.

Masalah terbesar anda adalah memutuskan dimana seharusnya terdapat batasan-batasan diantara aktivitas-aktivitas yang berbeda tapi berhubungan tersebut. Jika batasan itu entah terlalu kaku atau tidak di definisikan dengan cukup baik, maka anda akan memiliki masalah koordinasi.

Jangan terlalu bergantung kepada pengorganisiran formal seperti yang di definisikan di dalam deskripsi, grafik dan manual pekerjaan. Jika anda melakukannya, maka anda akan menyebabkan kekakuan dan menetapkan penghalang-penghalang komunikasi, dan ini fatal bagi koordinasi.

Pengorganisiran informal yang ada di dalam semua perusahaan bisa membantu koordinasi. Saat orang-orang bekerja sama, mereka mengembangkan suatu sistem hubungan sosial yang melintasi batasan-batasan organisasional formal.

Mereka menciptakan suatu jaringan group-group informal yang cenderung untuk mendisiplinkan diri mereka sendiri. Ini membebaskan manajemen dari pengawasan detil dan kontrol serta memberikannya lebih banyak waktu untuk perencanaan, pemecahan masalah dan memonitoring kinerja secara keseluruhan.

• Mendelegasikan

Pengorganisiran informal itu bisa membantu, tapi anda masih tetap perlu mendelegasikan tugas kepada individu-individu di dalam suatu cara yang memastikan bahwa mereka tahu apa yang di harapkan dari mereka dan sadar tentang kebutuhan untuk bertindak sebagai penghubung dengan orang lain dalam mencapai suatu hasil yang di koordinasikan.

Seninya adalah membuat semua orang yang bersangkutan memahami poin-poin yang harus mereka hubungkan dengan orang lain dan waktu di mana aksi-aksi seperti itu harus di selesaikan.

Anda seharusnya tidak harus memberi tahu orang-orang bagaimana cara berkoordinasi; mereka seharusnya berkoordinasi hampir secara otomatis. Ini akan mereka lakukan jika anda mendelegasikan bukan cuma tugas-tugas spesifik, tapi juga tugas yang dikerjakan bersama orang lain.

• Berkomunikasi

Anda seharusnya bukan cuma mengkomunikasikan dengan jelas apa yang anda ingin diselesaikan, tapi juga seharusnya mendorong orang-orang untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

Hindari situasi-situasi di mana orang-orang bisa mengatakan: 'Kenapa seseorang tidak memberi tahu ku tentang ini? Jika mereka sudah, maka aku bisa memberi tahu mereka cara untuk keluar dari kesulitan.'

Tidak ada orang yang seharusnya diijinkan untuk mencari-cari alasan bahwa ‘tidak ada orang yang memberi tahu mereka apapun.’ Itu tergantung pada mereka sendiri untuk mencari tahu apa saja yang perlu mereka ketahui dan tidak menunggu sampai di beri tahu.

• Mengontrol

Jika anda menggunakan proses yang digambarkan diatas, dan proses tersebut efektif, maka secara teoritis anda jadi tidak perlu lagi khawatir tentang koordinasi.

Tapi tentu, hidup itu tidak seperti itu. Anda harus memonitor aksi-aksi dan hasil-hasil, masalah-masalah ditempat dan mengambil aksi perbaikan jika diperlukan.

Koordinasi tidak terjadi begitu saja. Itu harus di usahakan: tapi hindari untuk menjadi terlalu terlibat. Berikan orang-orang kebebasan sebanyak mungkin untuk mengembangkan hubungan-hubungan horizontal. Ini bisa memfasilitasi koordinasi jauh lebih efektif dibanding kontrol yang kaku dan otoriter dari atas.

Sebuah Studi Kasus

Tidak ada satu cara yang benar untuk mengkoordinasi sejumlah aktivitas. Itu semua tergantung pada sifat dasar dari aktivitas-aktivitas tersebut dan kondisi di mana aktivitas tersebut di laksanakan; misalnya, struktur pengkoordinasian yang ada, keberadaan komite dan fasilitas pengkoordinasian dimana komunikasi bisa mengambil tempat diantara mereka yang terlibat.

Pada akhirnya, koordinasi yang bagus itu tergantung pada kemauan semua orang yang terlibat – ingin berkoordinasi atau tidak berkoordinasi. Sarana-sarana mekanis misalnya komite tidak selalu bisa mengatasinya.

Sebuah contoh dari koordinasi yang bagus mengambil tempat di sebuah perusahaan yang mengembangkan suatu produk baru di pasar baru.

Baik produk maupun pasar tidak cukup fit dengan struktur divisional yang sudah ada sehingga memutuskan untuk menunjuk seorang menejer proyek sebagai yang bertanggung jawab untuk membuat produk di luncurkan.

Dia akan memiliki dua orang staff– seorang brand manager dan seorang sekretaris. Tugas pengembangan, produksi, marketing, penjualan dan pelayanan konsumen akan di jalankan oleh departemen-departemen yang relevan di dalam berbagai divisi dari perusahaan.

Menejer proyak miliki status dan wewenang untuk membuat hal-hal terselesaikan oleh masing-masing departemen. Dewan tepat berada di belakang proyek tersebut dan telah mengalokasikan prioritas dan sumberdaya yang di butuhkan.

Tapi berbagai aktivitas harus di koordinasikan dan hanya menejer proyek yang bisa melakukannya. Cara yang mudah adalah dengan menetapkan suatu komite koordinasi masal dan menyerahkannya pada mereka. Cara ini tidak akan berhasil.

Proyek-proyek dengan tingkat kerumitan seperti itu tidak bisa di koordinasikan hanya dengan membuat sebuah komite.

Menejer proyek mengembangkan suatu pendekatan yang berbeda yang terbukti sangat sukses. Sasaran utamanya adalah untuk membuat semua orang merasakan antisias terhadap proyek tersebut.

Dia ingin mereka percaya terhadap pentingnya itu sehingga mereka akan bersungguh-sungguh untuk bekerja sama secara dekat dengan departemen-departemen yang terlibat.

Langkah dia berikutnya adalah menyelenggarakan diskusi-diskusi terpisah dengan ketua-ketua departemen sehingga mereka benar-benar memahami pekerjaan yang di butuhkan di setiap area.

Dengan bantuan dari seorang perencana proyek, dia kemudian menggambar sebuah grafik yang menunjukkan event-event dan aktivitas kunci, dan hubungan diantara keduanya dan urutan dimana semua itu perlu mengambil tempat agar bisa menyelesaikan proyek.

Grafik ini bisa di distribusikan ke semua ketua departemen yang di lengkapi dengan suatu penjelasan singkat mengenai pekerjaan yang di butuhkan di setiap tahap dari program.

Hanya setelah itu dia bisa meminta di selenggarakan suatu meeting untuk memecahkan masalah-masalah dan untuk memastikan bahwa semua orang tahu apa yang perlu di lakukan dan kapan.

Dia mengatur sebuah sistem pelaporan perkembangan dan membantu menyelenggarakan meeting-meeting perkembangan dengan ketua-ketua departemen. Tapi ini hanya di selenggarakan saat diperlukan dan dia tidak bergantung pada mereka untuk mencapai koordinasi.

Dia lebih banyak bergantung pada kontak-kontak personal dengan masing-masing menejer, meninjau ulang masalah, mencatat di mana saja penyesuaian-penyesuaian terhadap program diperlukan, dan merangsang para menejer agar memberikan usaha yang lebih besar saat diperlukan.

Itu menyita waktu, tapi itu akan membuatnya selalu berhubungan dekat sehingga dia bisa mengantisipasi kemungkinan penundaan, kemunduran atau kegagalan di dalam komunikasi, dan berada di dalam suatu posisi untuk mengambil aksi.

Dia menggunakan grafik tersebut sebagai sarana utama untuk memeriksa bahwa event-event kritis itu mengambil tempat seperti yang sudah di rencanakan.

Kesuksesan koordinasi dan penyelesaian proyek itu di capai bukan melalui satu metode, melainkan penggabungan secara bijak dari berbagai teknik yang relevan dengan situasi: memotivasi, membangun team, perencanaan, pengintegrasian, memonitor dan mengontrol.